Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг — что это? Это инструмент менеджмента, когда второстепенные бизнес-процессы передаются подрядной организации. Он активно применяется на крупных, средних и малых предприятиях. Для последних услуга более актуальна.

Делегирование обязанностей – это второстепенные функции. Аутсорсинг сегодня пользуется популярностью, что говорит о его очевидных выгодах. Однако услуга имеет свои преимущества и недостатки.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владелец бизнеса, который решил передать бизнес-процессы на обслуживание, должен понимать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понести потери. Знания о плюсах и минусах услуги позволят точнее оценить ситуацию.

Плюсы

Как и любая система, аутсорсинг имеет свои достоинства.

• Результаты от бизнес-процессов без необходимости лично управлять ими. Выполнение разных важных функций передают подрядчикам, и необходимый результат достигается чужими усилиями.
• Обращение к компетентным специалистам. Аутсорсеры – профессионалы в своей области. Они прекрасно справляются с решением разных узкоспециализированных задач.
• Экономия на ресурсах труда. Часть бизнес-процессов передается партнеру, и организации не требуется содержать своих сотрудников и вести их.
• Экономия финансов. Сокращая штат сотрудников, уменьшается также фонд для заработных плат за труд. Снижаются также затраты на отчисления в социальные фонды, уменьшаются налоговые выплаты.
• Повышение эффективности деятельности. Избавление от выполнения некоторых функций дает возможность сосредоточиться на главных задачах, что повышает результативность деятельности компании.
• Сохранение юридического статуса. Можно не нанимать сотрудников в штат и использовать работу подрядчиков и продолжать оставаться в статуе юридического лица. Все это удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже если на нем фактически находятся в работе большое количество людей.
• Избавление от расходов на кадровое производство. Аутсорсер выбирает персонал для реализации возложенных на него функций. Компания может быть спокойна, что бизнес-процессы ее организации ведут настоящие профессионалы.
• Отсутствие официальных договоров непосредственно с персоналом. Бухгалтеры, юристы и другие сотрудники официально числятся у подрядчика, но при этом обслуживают компанию-заказчика.
• Отсутствие претензий со стороны персонала. Если специалист будет недоволен, то ему придется жаловаться подрядчику, так как именно тот является его работодателем. Сама компания, для которой он выполняет работу, является всего лишь клиентом, который платит агентству за услуги и не ведет кадровый менеджмент.
• Отсутствие проблем с госслужбами. Периодические проверки персонала не затрагивают компанию-заказчика, потому что сотрудники официально оформляются в другом месте.
• Контрактное партнерство. Отношения исполнителя и заказчика основаны на договоре, в котором прописывают обязательства и ответственность обеих сторон, важные нюансы и т. д.
• Оплата за результаты. Официальный сотрудник компании работает по ставке и может выполнять минимум работы, часть времени просиживая без дела и не принося пользу организации. Аутстаффер же получает гонорар за конкретно полученный результат, который нужен и важен для компании.
• Универсальность услуг. Любые непрофильные функции можно передать под управление внешней организации. Все, что касается ведения бухгалтерского учета, юридической деятельности, уборки, оказания логистических услуг, кадрового делопроизводства и т. д., предприниматель может передать партнерам. Главное, выбрать для этого надежную компанию.

Минусы аутсорсинга

У этого вида ведения бизнеса есть и отрицательные стороны.

• Некачественное выполнение функций. Даже если подрядчик позиционирует себя как профессионал, он может ошибаться в своей оценке. Истинное качество услуг возможно оценить только по факту выполнения работы.
• Непонимание рабочего стиля организации. Согласно нормам подрядчик выполняет работу грамотно. Но специфика предприятия может быть особой и иметь свои нюансы, которые нужно обязательно уточнить.
• Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются подписями и печатями. Но это на 100% не может гарантировать, что не произойдет разглашение внутренней информации.
• Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.
• Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.
• Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.
• Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.

Различия между аутсорсингом, аутстаффингом, фрилансом

Фриланс — это обращение к услугам частного специалиста, который работает самостоятельно, без его официального оформления в штат. Аутстаффинг — примерно то же самое, только сотрудники нанимаются из профильной организации.

Эти формы трудовых отношений различаются объемом работы, длительностью сотрудничества, распределением ответственности и т. д. Фрилансеры привлекаются для единоразового решения конкретных задач. Например, компании нужен дизайнер, который нарисует конкретный объем изображений для проекта. С ним заключают договор на оказание услуг или оформляют авторский заказ.

Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные. В обоих случаях это долгосрочные отношения. Только в первом компания-наниматель платит за определенный объем работ и заключает договор об оказании услуг. Заказчику все равно, кто и где будет заниматься задачами, главное — чтобы они выполнялись качественно и в срок. Например, аутсорсер может на постоянной основе предоставлять фирме бухгалтерские услуги. Ей будет безразлично, кто, где и как делает это, если все работает должным образом.

При аутстаффинге компании заключают договор о предоставлении персонала. В этом случае заказчик платит за конкретных специалистов под определенное рабочее место. Так, можно найти продавца-аутстаффера, который будет стоять на кассе в магазине нанимателя. Тут важнее, не сколько клиентов обслужит работник, а какое количество часов и дней в неделю он будет занят делом.

Как работает аутсорсинг

На аутсорсинг можно передать любые функции и бизнес-процессы: PR, маркетинг, ИТ, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.

Другое правило — нельзя делегировать другим людям ключевые для вашего бизнеса элементы. Например, если организация готовит выпечку, нанять аутсорсеров для доставки пирожков может быть вполне эффективно. Но если подрядная фирма начнет придумывать рецепты и печь за вас, ваш бизнес просто потеряет свою суть.

Для нанимателя привлечение аутсорсеров начинается с выбора подрядчика. Например, если нужны бухгалтерские услуги, можно ориентироваться на рейтинг RAEX. Затем следует изучить потенциальных кандидатов: прайс-листы, варианты сотрудничества, отзывы клиентов и опыт.

Перед заключением договора также можно посетить офис аутсорсинговой компании, чтобы узнать, как и в каких условиях работают ее сотрудники. Заключая контракт, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.

Когда вы наняли фирму на аутсорсинг, вам не нужно думать о начислении зарплаты ее работникам — вы просто оплачиваете услуги по договору. Но при этом нужно озаботиться контролем качества выполняемых задач. Для этого можно привлекать собственных штатных менеджеров или профильных специалистов.

Выгоден ли внешний менеджмент?

Недостатки аутсорсинга менее значимы, чем явные преимущества услуги. Это и обеспечивает ее возрастающую популярность во всем мире. Главные достоинства внешнего менеджмента — снижение валовых затрат и освобождение ресурсов компании для ведения основной деятельности.

Подрядчик выполняет те же функции, что и его аналог в виде штатного подразделения предприятия. Однако как специалист в своей области, он делает это более качественно, попутно снимая нагрузку с клиента. Риски аутсорсинга являются лишь потенциальными. При тщательном выборе надежного партнера с хорошей репутацией их можно исключить.

Наиболее популярен внешний менеджмент в сферах финансового, юридического, кадрового, логистического, маркетингового, IT обслуживания компании. Очевидные преимущества аутсорсинга персонала, связанные с делегированием процессов кадрового делопроизводства, привлекают все большее число успешных предпринимателей. Опытные бизнесмены предпочитают использовать внешних подрядчиков для максимального повышения эффективности компании.

Примеры аутсорсинга

Организации решают воспользоваться услугами аутсорсинговой компании по нескольким причинам:

• необходимый объем услуг или работ настолько мал, что нет смысла нанимать работника;
• определенные работы и услуги нужны не постоянно, а время от времени;
• обстоятельства вынуждают сокращать расходы на оплату труда и зарплатные налоги.

Приведем несколько примеров аутсорсинга

IT

Зачастую компании приходят к выводу, что обслуживание компьютеров и оргтехники выгоднее передать на аутсорсинг, чем содержать собственного программиста.

Производственный

Компания передает исполнителю часть своих функций, таких как разработка новых образцов продукции, изготовление полуфабрикатов, хранение готовой продукции и так далее.

Примером может служить шведская корпорация IKEA, которая занимается только разработкой дизайна и выстраиванием структуры продаж. Непосредственно продукцию изготавливают ее партнеры, которых насчитывается более 2,5 тысяч.

Юридический

Здесь исполнитель берет на себя полностью или частично функции юриста организации. Небольшие фирмы, не имеющие штатного юриста, передают на аутсорсинг всю правовую работу: от написания инструкций и приказов до представления интересов фирмы в судах.

Более крупные предприятия со штатным юристом привлекают сторонние компании для решения специфических задач, например, для заключения внешнеторгового контракта. Проще привлечь специалиста, разбирающегося в законодательстве нужной страны, чем поручить своему юристу в срочном порядке изучить его.

Бухгалтерский

Он востребован среди небольших компаний и индивидуальных предпринимателей. Им выгоднее передать функции бухгалтерии организации со стороны, чем нанимать сотрудника. В этом случае заказчик также экономит на приобретении специальных бухгалтерских программ.